Financiën & controle

De gemeenteraad stelt de begroting vast en keurt de financiële verantwoording goed. Dat heet het budgetrecht van de raad. Dat gaat ongeveer net zo als tussen de Tweede Kamer en de regering. De gemeenteraad (Tweede Kamer) wil weten wat de plannen zijn en hoeveel geld daarvoor nodig is. Het college van burgemeester en wethouders (de regering) maakt daarvoor elk jaar vier belangrijke documenten. Het maken en bespreken van die documenten heet de Planning en Control Cyclus (PCC). De actuele stukken (zoals de begroting) van de Planning en Control Cyclus staan op het financiële portaal van de gemeente. 

Wat staat er in:
De Programmabegroting (november). De Voorjaarsrapportage (juni). De Najaarsrapportage (november). De Jaarstukken (maart). Accountantscontrole en auditcommisie.

De regels van het Rijk voor het maken van de financiële documenten staan in het 'Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten'. Ook zijn er afspraken tussen raad en college.

Ringvaart foto, 08-06-2021 16:58:58
De Ringvaart met de brug die Halfweg en Zwanenburg verbindt (foto: Jur Engelchor, beeldbank HLMR)


Programmabegroting
Ieder jaar biedt het college van B en W de programmabegroting aan de raad aan. De bespreking van de begroting is meestal in november, tijdens de Begrotingsraad.

Wat is een programmabegroting?
In de programmabegroting staat per programma omschreven welke doelen men wil bereiken, wat de maatschappelijke effecten zijn en welke producten en diensten de gemeente levert. En natuurlijk hoeveel middelen daarvoor beschikbaar zijn. Kort gezegd: Wat willen we? Hoe gaan we dat doen en Wat gaat het kosten? Een programma is een aantal met elkaar samenhangende onderwerpen en doelen, zoals 'Veiligheid', 'Jeugd en Onderwijs' of 'Cultuur, Sport en Recreatie'.

Hoe wordt de programmabegroting opgebouwd?
De programmabegroting wordt opgesteld op basis van een aantal uitgangspunten:

  • De doelen vanuit het collegeprogramma.
  • De gegevens van de programmabegroting van het jaar ervoor.
  • De actualisaties vanuit de voorjaarsrapportage van een half jaar eerder.
  • Onvermijdbare ontwikkelingen en al genomen besluiten.

 

Voorjaarsrapportage
De raad bespreekt de voorjaarsrapportage meestal in juni.

Wat is een voorjaarsrapportage?
In de voorjaarsrapportage staat een tussenstand ten opzichte van de programmabegroting. Ook de wijzigingen die voortkomen uit het voorgaande jaar en die men bij het opstellen van de programmabegroting nog niet wist, staan in de voorjaarsrapportage. De voorjaarsrapportage is ook al een soort vooruitblik op de begroting voor het komende jaar. Een aantal ontwikkelingen is al bekend. De bespreking van de voorjaarsrapportage is daarom een geschikt moment om wijzigingen van de plannen (beleidswijzigingen) door te voeren.

In de voorjaarsrapportage komen de volgende punten aan bod:

  • Nieuw beleid.
  • Wijzigingen in het beleid (bijsturen).
  • Onvermijdbare ontwikkelingen.
  • Budgettaire wijzigingen vanuit de najaarsrapportage en de jaarrekening van een jaar eerder.

 

Najaarsrapportage
De Najaarsrapportage staat meestal in november op de agenda. 

Wat is een najaarsrapportage?
In de najaarsrapportage is een overzichtelijke tussenstand rond de uitvoering van de programmabegroting op dat moment. De raad krijgt inzicht in de stand van zaken en kan eventueel nog bijsturen. Op die manier zijn er geen grote verrassingen meer als het jaar is afgesloten, en wanneer de jaarstukken worden besproken.

In de najaarsrapportage staan de afwijkingen ten opzichte van de programmabegroting en van de eerder al besproken voorjaarsrapportage. Er staan de volgende onderwerpen in:

  • Alle budgettaire afwijkingen per programma.
  • Investeringen.
  • Ontwikkelingen en risico's.

 

Jaarstukken
De jaarstukken komen meestal in maart op de agenda van de raad.

Wat zijn de Jaarstukken?

De jaarstukken is de financiële afsluiting en verantwoording van het voorgaande jaar. Het is de verantwoording voor hoe de programmabegroting van het voorgaande jaar is uitgevoerd en of en hoe men zich gehouden heeft aan de vastgestelde budgetten. In de jaarstukken staat ook de actuele stand van de balans van de gemeente.

De jaarstukken bestaan uit de volgende onderdelen:

  • Algemeen (kerngegevens, korte terugblik, leeswijzer).
  • Jaarverslag en jaarrekening per programma.
  • Overige gegevens, zoals de controleverklaring van de accountant.

Het jaarverslag gaat over hoe de programmabegroting van het voorgaande jaar is uitgevoerd. Per programma staan de antwoorden op de volgende vragen:

  • Wat wilden we bereiken?
  • Wat zouden we daarvoor doen?
  • Wat hebben we bereikt en wat hebben we daarvoor gedaan?
  • Wat heeft het gekost?

 

Controle door de accountant; de auditcommissie
De accountant controleert de jaarrekening van de gemeente. Het werk van de accountant valt sinds 2002 (Wet Dualisering Gemeentebestuur) onder de verantwoordelijkheid van de gemeenteraad, als onderdeel van de controlerende taak. De gemeenteraad van Haarlemmermeer heeft een externe accountant aangesteld. Een commissie van raadsleden, de auditcommissie, adviseert de raad over de controle-opdracht voor de accountant, verzorgt de aansturing van de accountant en voert overleg met de wethouder van Financiën.